Vanaf 2026 wordt e-invoicing of e-facturatie via Peppol verplicht voor ondernemingen in België. “Pep-watte?”, hoor ik je denken. Nee, het is geen nieuwe exotische fruitsoort, maar tegen 2026 zal de term ongetwijfeld even vertrouwd aanvoelen als de snooze-knop van jouw wekker op maandagochtend.
Wat houdt die e-facturatie en Peppol nu precies in? En wat is de impact voor jouw kleine onderneming? In deze blogpost leggen we het je haarfijn uit.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur, of elektronische factuur, e-invoice,… het betekent allemaal hetzelfde.
Je denkt misschien dat je helemaal klaar bent voor e-facturatie als je jouw facturen als PDF verstuurt. Maar helaas… dat is niet het geval. Een PDF is niet wat wordt verstaan onder een e-factuur. E-facturatie gaat verder dan dat en vereist dat de factuur is opgemaakt volgens een vastgelegd formaat, genaamd UBL. Dus, een echte e-factuur moet in dit UBL-formaat worden opgesteld, wat zorgt voor uniformiteit en gemakkelijkere verwerking en eenvoudigere automatisatie door verschillende systemen..
En dan is er nog Peppol…
Je weet nu wat een e-factuur is. Maar wat heeft die Peppol daar dan mee te maken? Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement OnLine”. Dat klinkt nog steeds even exotisch, ik weet het. 😅
Peppol is geen software die je moet aanschaffen of een login die je ergens moet aanvragen. Peppol is een netwerk waarlangs die e-facturen moeten verzonden worden. Op die manier worden de facturen op een extra beveiligde manier verzonden, en verklein je de kans op fraude. Je kan bijvoorbeeld niet zomaar meer een factuur in naam van iemand anders sturen.
Wat betekent e-invoicing voor jou?
De verplichting tot e-facturatie die ingaat vanaf 2026 houdt in dat je als btw-plichtige onderneming verplicht e-facturen via Peppol moet sturen naar andere btw-plichtige ondernemingen.
Let op! Ook als je gebruik maakt van de vrijstellingsregeling word je beschouwd als een btw-plichtige onderneming.
Dat wil zeggen dat je dus in staat moet zijn om via Peppol zowel facturen te verzenden als te ontvangen. Daarvoor zijn er verschillende softwareoplossingen beschikbaar, die jou daarbij kunnen helpen. Dat gaat van facturatiepakketten tot zogenaamde ‘Peppol-inboxen’ waar je Peppol-facturen kan ontvangen. Sommige software is gratis, andere is betalend.
Waarom moet je er nu al mee aan de slag gaan?
Hoewel 2026 nog heel ver weg lijkt, wil je echt niet wachten tot op de laatste moment om alles in orde te maken. Vanaf de eerste factuur die je verstuurt na 1 januari, zal je moeten voldoen aan de nieuwe verplichting.
Dat wil zeggen dat je best nu al bekijkt of en hoe je jouw facturatieproces zal wijzigen, zodat je helemaal in orde bent nog voor 2026 is gestart.
Ben je bang van de kosten? Dat is niet nodig. Zoals eerder gezegd is er verschillende software op de markt die je daarvoor kan gebruiken. Omdat je goed moet kijken welke software voor jou geschikt is, zowel wat functionaliteit als budget betreft, start je er best op tijd mee.
Extra fiscaal voordeel
Bovendien voorziet de overheid een extra fiscaal voordeel voor wie kosten maakt om te voldoen aan deze Peppol-verplichting. Dat maakt het extra interessant om er nu al mee aan de slag te gaan.
Klinkt het allemaal nog overweldigend?
Misschien vraag je je af hoe dit alles in jouw specifieke situatie past. Hoe zit het als je in de vrijstellingsregeling zit of geen btw moet aanrekenen? Wat met creditnota’s? Of self-billing?
Vragen genoeg waar je graag een antwoord op krijgt.
Wil je meer weten over wat Peppol concreet voor jou betekent?
Schrijf je in voor onze focussessie waar we alles zullen uitleggen wat je moet weten over e-facturatie en Peppol. Je krijgt een heldere uitleg en praktische tips om je voor te bereiden op deze nieuwe facturatiestandaard.