Als ondernemer ben je constant onderweg. Van klantbezoeken tot netwerkevenementen, de kilometers stapelen zich op. Maar hoe zorg je ervoor dat je deze kilometers correct inbrengt in je boekhouding? Geen zorgen, we helpen jou op weg. Na het lezen van deze blogpost weet je waar naartoe met jouw autokosten. 🚗
De ene kilometer is de andere niet
Voordat je jouw motor start, laten we effe beginnen bij het begin. Mag je de kosten voor het gebruik van jouw auto wel inbrengen? Absoluut! Maar de details hangen af van het soort kilometers dat je rijdt.
🤔 Soort kilometers? Come again? Een kilometer is toch een kilometer?
Awel, neen. Als het over autokosten gaat is niet elke kilometer dezelfde. Je moet namelijk onderscheid maken tussen 3 soorten kilometers: privé kilometers, woon-werk kilometers, beroepsmatige kilometers.
Afhankelijk van de reden waarvoor je met je auto de baan bent opgegaan, kan je die kosten dus wel of niet, of op een verschillende manier inbrengen.
De aftrekbaarheid van autokosten
1. privé-kilometers: dat zijn ritten die je voor privé redenen maakt. Kosten die je hiervoor maakt, kan je uiteraard niet inbrengen. 🏡
2. woon-werk kilometers: hier gaat het over de verplaatsingen die je maakt tussen jouw woonplaats en jouw vaste plaats van tewerkstelling. Heb je bijvoorbeeld een praktijk waar je elke dag naartoe gaat, dan is dat een vaste plaats van tewerkstelling. We spreken van een vaste plaats van tewerkstelling eens je daar meer dan 40 dagen per jaar naartoe gaat. Dus ben je een consultant en ga je meer dan 40 dagen per jaar naar dezelfde klant? Dan is dat een vaste plaats van tewerkstelling en worden die verplaatsingen als woon-werkverkeer beschouwd.
De kosten die gepaard gaan met woon-werkverkeer kan je voor € 0,15 kilometer inbrengen. Dat is een forfaitair bedrag, waarbij er wordt vanuit gegaan dat alles inbegrepen zit: brandstof, onderhoud, verkeersbelasting, verzekering etc.
Heb je geen vaste plaats van tewerkstelling, dan heb je dus ook geen woon-werk kilometers.
3. beroepsmatige kilometers: dat zijn de verplaatsingen die je doet voor jouw zelfstandige activiteit, maar niét naar een vaste plaats van tewerkstelling. Bijvoorbeeld een rit naar een klant, of een netwerkevent, een opleiding waarvoor je je hebt ingeschreven. Maar ook ritten naar het postkantoor voor de pakketjes van jouw webshop, of een rit naar jouw boekhouder zijn beroepsmatige verplaatsingen. 🛣
Je kan kosten voor beroepsmatige verplaatsingen inbrengen volgens de werkelijke kosten. Dat wil in feite gewoon zeggen dat je je hiervoor moet baseren op facturen en bonnetjes.
Hoe pak je dat praktisch aan?
De enige manier om jouw autokosten correct in te brengen is om jouw kilometers bij te houden. Zo kan je bepalen hoeveel % van jouw totale kilometers privé kilometers zijn, welk gedeelte woon-werkverkeer, en welk gedeelte er beroepsmatige kilometers zijn.
Voor het aantal woon-werk kilometers kan je dan het forfait van € 0,15 inbrengen. Voor de beroepsmatige kilometers breng je jouw facturen en bonnetjes in, en beperk je de kosten van deze facturen tot het percentage van jouw kilometers die beroepsmatig zijn.
💡 Tip
Gebruik een tankkaart voor jouw brandstofkosten, of een laadkaart voor de carwash. Zo heb je steeds een factuur en minder gedoe met bonnetjes ⛽
Fiscaal moet je deze kosten ook nog gaan beperken volgens het aftrekpercentage bepaald door de CO2 uitstoot, maar dat is voer voor een aparte blogpost.
Auto inbrengen in de zaak
Naast het inbrengen van jouw autokosten, kan je ook jouw auto zelf inbrengen. Dat wil zeggen dat je jouw auto als investering gaat inbrengen, en jaarlijks gaat afschrijven. Die afschrijving moet je eveneens beperken volgens jouw beroepsmatige kilometers.
Concreet: heb je jouw auto aangekocht voor 20.000 euro, zijn 60% van jouw verplaatsingen beroepsmatig, dan kan je jouw auto inbrengen en afschrijven op 5 jaar. Dat wil zeggen dat we elk jaar 1/5 van de aankoopwaarde gaan toevoegen als kost. In dit voorbeeld 20.000 / 5 = 4.000 euro per jaar. Dit afschrijvingsbedrag moet je beperken volgens het beroepsmatig gebruik, namelijk 60% in dit geval. 60% x 4.000 euro = 2.400 euro.
Ook deze kost moet je fiscaal nog beperken volgens de CO2 uitstoot.
Off you go
Nu je dit weet, kan je met een gerust hart de weg op, en weet je perfect hoe je jouw autokosten kan inbrengen in jouw eenmanszaak. Jouw kilometers bijhouden is de start van een correcte administratie.
Of je nu gebruik maakt van een tankkaart, toch liever met bonnetjes werkt, elke kilometer telt! Dus, start the engines, houd die administratie bij en rijd zelfverzekerd naar je volgende zakelijke bestemming. 🌟