Als boekhouder krijg ik ze te zien in alle maten, kleuren en vormen: facturen. Ik krijg helaas ook vaak facturen te zien die niet helemaal in orde zijn. Dan ontbreekt er bijvoorbeeld een factuurnummer, gegevens van de klant, of een andere verplichte vermelding.
Nochtans is het niet onbelangrijk om correct te factureren, want voor elke onjuiste of onvolledige factuur riskeer je een boete van 25 euro per factuur!
In deze blogpost heb ik een handige checklist gemaakt met welke gegevens jouw factuur moet bevatten.
Verplichte gegevens
✅ Het woord ‘factuur’
Het klinkt misschien onnozel of voor de hand liggend, maar een factuur moet ook het woord ‘factuur’ bevatten. Net zoals je op een credit nota het woord ‘credit nota’ moet zetten. Zo is het duidelijk dat het over een factuur gaat, en niet over een offerte, bestel- of leverbon.
✅ Factuurdatum en volgnummer
Vermeld altijd de datum waarop de factuur is uitgereikt, en zorg dat elke factuur een uniek volgnummer heeft. Vooral de woorden uniek en volg zijn hierbij belangrijk. Hoe dat precies zit, vind je terug in deze blogpost.
✅ Jouw ondernemingsgegevens
Dit zal misschien logisch klinken, maar ook jouw ondernemingsgegevens moeten op de factuur. Meer bepaald jouw naam (of handelsnaam), adres en btw-nummer.
Werk je via een vennootschap, dan moet ook het RPR (rechtspersonenregister) op de factuur. Dat is de stad waar de ondernemingsrechtbank ligt waar jouw vennootschap onder valt. Bijvoorbeeld ‘RPR Gent, afdeling Dendermonde’. Je kan hier opzoeken onder welk RPR, en dus ondernemingsrechtbank, jouw vennootschap valt.
✅ Gegevens van jouw klant
Ook van jouw klant moeten alle gegevens op de factuur. Naam, adres, en bij btw-plichtige klanten moet ook hun btw-nummer erbij. Let op, ook wanneer de factuur gericht is aan een particulier, moet zijn naam en adres erbij. Je bent weliswaar niet verplicht om een factuur op te maken voor een particulier, maar als je dat wel doet, moeten ook al zijn gegevens erop staan. Enkel de naam is niet voldoende.
✅ Beschrijving van wat werd verkocht
Geef een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van wat precies werd verkocht. Enkel de naam van het product is vaak niet voldoende. Vermeld ook de hoeveelheid die werd aangekocht, en het btw-tarief dat van toepassing is.
✅ Het totaalbedrag inclusief en exclusief btw
Voor elk btw-tarief dat van toepassing is, vermeld je het totaalbedrag exclusief btw, eventuele kortingen en het btw-bedrag apart. Daarnaast zet je uiteraard ook het totaalbedrag inclusief btw op de factuur. Dit is het bedrag dat jouw klant uiteindelijk moet betalen.
✅ Btw-vrijstelling
Wanneer er geen btw van toepassing is op de factuur, moet je ook de reden van de vrijstelling vermelden. Dat kan zijn omdat je in de vrijstellingsregeling zit, of omdat het om een intracommunautaire levering gaat.
Dat zijn de verplichte gegevens. Valt best mee, toch? Naast de verplichte gegevens zijn er ook nog een paar bijkomende gegevens die je best ook op de factuur zet.
Optionele gegevens
✅ Jouw bankrekeningnummer. Dat moet niet verplicht op jouw factuur staan. Maar als je wil betaald worden kan het best wel handig zijn. 😉
✅Een vervaldatum is ook niet verplicht, maar kan wel duidelijkheid scheppen en misverstanden voorkomen.
✅Ook jouw algemene voorwaarden mag je aan jouw factuur toevoegen. Zo ontstaan er achteraf geen discussies.
En that’s it! Als je deze checklist overloopt, ben je zeker dat jouw facturen 100% in orde zijn en dat jouw facturen voldoen aan de wettelijke regels. Meer weten over de wettelijke spelregels voor jouw boekhouding? Al die informatie vind je terug in Be yOur Own Bookkeeper zodat je weet dat jouw boekhouding helemaal in orde is.