Een goede boekhouding is essentieel. Daar hoef ik jou hopelijk niet meer van te overtuigen. Maar een foutje in de boekhouding is altijd mogelijk, zeker wanneer je jouw boekhouding zelf doet. Fouten kunnen helaas soms ook heel kostelijk zijn. 😬Daarom overloop ik de 5 meest gemaakte fouten in jouw boekhouding, zodat jij ze in de toekomst kan vermijden!
1. Btw recupereren zonder factuur ❎
Wil je btw recupereren, dan heb je een factuur nodig. Met een kassaticket kan je dus geen btw recupereren. Vraag dus altijd een factuur, waar jouw naam en btw-nummer op vermeld staan.
Trek ook geen btw af van kosten waar geen btw op gerekend wordt. Verzekeringen bijvoorbeeld, daar worden wel taksen aangerekend, maar geen btw. Die taksen mag je dus niet gewoon aftrekken als btw.
Krijg je geen factuur, zorg dan voor een duidelijk kassaticket. Dat neem je dan voor het volledige bedrag op in jouw kosten, zonder btw-aftrek.
2. Geen btw betalen op buitenlandse aankopen 🌍
Buitenlandse facturen zijn een beetje speciaal in de boekhouding. Ben je btw-plichtig, dan moeten ze als ‘intracommunautaire factuur’ in jouw boekhouding komen. Dat wil zeggen dat je de te betalen btw op die factuur in jouw Belgische btw-aangifte moet opnemen, en je kan tegelijk de btw recupereren voor het professionele gedeelte van die factuur.
Zit je in de vrijstellingsregeling of ben je niet btw-plichtig, dan moet er voor zo’n factuur een bijzondere btw-aangifte gebeuren wanneer je geen buitenlandse btw betaalde. Daardoor zal je de btw daarop in België moeten betalen. Dit wordt heel vaak vergeten of over het hoofd gezien, maar aangezien hier frequent op gecontroleerd wordt, breng je dit best in orde.
3. Betaalbewijzen inbrengen als factuur 🧾
“Ik heb geen factuur gekregen” gaat niet volstaan om een controleur te overtuigen dat het een beroepsmatige kost was. Een betaalbewijs van bijvoorbeeld Bancontact of Paypal waar enkel het bedrag en de datum op staat, is niet voldoende.
Een kassaticket is vaak al beter, indien daar tenminste de details op staan van wat je hebt gekocht, en waar en wanneer je dat hebt gekocht. Al kan je met een kassaticket de btw niet recupereren.
4. Aangiftes niet of te laat indienen ⏰
Zet deadlines in jouw agenda, hang ze in het groot boven jouw bed, of op jouw koelkast. Maar zorg dat je ze niet vergeet. Je riskeert boetes of intresten.
5. Boetes inbrengen als kost 🚫
Boetes zijn niet aftrekbaar, en kan je dus niet inbrengen als kost. Dat kan misschien logisch klinken. Zeker voor snelheidsboetes. Maar hetzelfde geldt voor btw-boetes, of een boete voor laattijdige betaling van jouw sociale bijdragen of bedrijfsvoorheffing. Die zijn allemaal niet aftrekbaar.
Je weet nu waar je op moet letten, dus no more excuses in de toekomst. Als je deze 5 fouten in jouw boekhouding kan vermijden, ben je al een heel eind op weg. 💪
Wil je graag nog meer ondersteuning bij jouw boekhouding? Dan is Be yOur Own Bookkeeper iets voor jou!