Heb je ooit een PayPal betaalbewijs of kredietkaartafschrift gebruikt als factuur in je boekhouding? Weet dan dat dat niet correct is.
Maar ik snap het wel. Zo’n PayPal betaalbewijs is handig, je krijgt het netjes per mail toegestuurd, en het bevestigt dat een betaling gedaan is en aan wie. Maar – en hier komt de grote maar – het is niet voldoende voor je boekhouding. Waarom niet? Omdat het enkele essentiële elementen mist om jouw kost te kunnen bewijzen.
Normaal gezien krijg je bij je aankoop een factuur van diegene bij wie je hebt gekocht. Zo’n factuur bevat een aantal belangrijke gegevens.
Identificatiegegevens: Een geldige factuur moet de volledige namen en adressen van zowel de verkoper als de koper bevatten. Dit is nodig voor identificatie en juridische doeleinden. Een PayPal betaalbewijs toont vaak alleen de naam en het e-mailadres, en dat is niet genoeg.
Factuurnummer en -datum: Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben en de datum waarop de factuur is opgemaakt. Dit helpt niet alleen bij het organiseren van je administratie, maar is ook belangrijk voor belastingaangiften en controles.
Gedetailleerde beschrijving: Wat heb je precies gekocht? Een factuur moet een duidelijke beschrijving bevatten van de geleverde goederen of diensten.
Btw-gegevens: De datum en btw-gegevens zijn verplicht van zowel koper als verkoper. Deze informatie is van belang voor het correct indienen van belastingaangiften.
Krijg je geen factuur? Dat kan al wel eens gebeuren. In dat geval kan je op basis van het ontvangstbewijs of kassaticket de kost bewijzen in jouw boekhouding. Weet wel dat je dan geen btw kan recupereren.
Zo’n ontvangstbewijs of kassaticket krijg je van diegene bij wie je hebt aangekocht en dat is het grote verschil met bijvoorbeeld een PayPal betaalbewijs. Het bevat meestal ook meer details over wat je hebt aangekocht en bijvoorbeeld adresgegevens van diegene bij wie je hebt gekocht.
Wanneer een factuur of ontvangstbewijs niet voldoende gegevens bevat, kan dit altijd aanleiding zijn tot discussie over de aftrekbaarheid van de kost in jouw boekhouding.