Stel dat je een gloednieuwe printer hebt gekocht voor jouw zaak. Maar eens je hem wil gebruiken blijkt de display niet te werken. Je brengt hem dus terug naar de winkel waar je hem gekocht hebt en krijgt jouw geld terug.
De factuur van jouw aankoop zit al in jouw boekhouding, je hebt ook de btw afgetrokken. Maar dat klopt niet meer, want je hebt de printer niet meer.
Hoe zet je dat nu recht in jouw boekhouding?
Heel simpel: met een creditnota. De winkelier moet jou een creditnota geven wanneer je de printer terugbrengt. Een creditnota is het omgekeerde van een factuur. Op een factuur staat welk bedrag jij moet betalen, terwijl op een creditnota staat welk bedrag je terugkrijgt en op welke factuur de creditnota betrekking heeft.
Door die creditnota ook op te nemen in jouw boekhouding ga je de kost van de aankoop corrigeren, en ook de btw die je erop afgetrokken hebt.
Een voorbeeldje: stel je koopt een printer van € 605 (€ 500 excl. btw + 21% btw). Er zit dan € 500 in jouw kosten, en je hebt € 105 btw afgetrokken.
Maar als je de printer hebt teruggebracht, klopt dat natuurlijk niet meer. Je hebt dan € 605 teruggekregen en daar ook een creditnota voor gekregen. Die creditnota komt met een negatief bedrag in jouw boekhouding. Dus -500 euro als kost, en -105 euro btw.
Je had al 500 euro als kost op basis van de factuur. Na opname van de creditnota wordt die kost 500 – 500 = 0.
Hetzelfde voor de btw. Je had 105 euro btw afgetrokken. Met de creditnota wordt dat gecorrigeerd tot 105 – 105 = 0 euro.
Dat is voor jouw kant als klant die retour stuurt.
Hoe zit dat als jij de winkelier bent?
Ben jij de winkelier, dan gebeurt hetzelfde maar aan de andere kant. Je had eerst 500 euro in jouw omzet opgenomen, en 105 euro bij te betalen btw.
Na de creditnota wordt er 500 euro afgetrokken van jouw omzet, en ga je ook 105 euro minder btw moeten betalen.
En zo wordt aan de hand van de creditnota de retour opgenomen in jouw boekhouding.